Outlook Kontakte in Excel exportieren: So geht’s
Möchten Sie Ihre Outlook-Kontakte in Excel exportieren, um sie zu sortieren, zu filtern oder weiterzuverarbeiten? Wichtig zu wissen: Outlook selbst erzeugt dabei immer zuerst eine CSV-Datei – dieser Beitrag zeigt, wie Sie ab diesem Punkt in Excel weiterarbeiten und die Datei bei Bedarf als echtes Excel-Arbeitsblatt speichern.
Warum sollte Outlook Kontakte in Excel exportieren?
- Sortieren und Filtern: Excel bietet deutlich mehr Möglichkeiten zur Datenverarbeitung als eine reine CSV-Datei. Den zugrunde liegenden Export selbst erklären wir ausführlich unter Outlook Kontakte als CSV exportieren.
- Datenanalyse: Kontaktlisten nach Firma, Ort oder Kategorie gruppieren und auswerten.
- Weitergabe in einem vertrauten Format: Viele Kollegen und Kunden arbeiten lieber mit einer Excel-Tabelle als mit einer rohen CSV-Datei. Für eine Übersicht aller weiteren Zielformate besuchen Sie unseren Outlook Kontakte exportieren Hub.
- Vorbereitung für den Re-Import: Bereinigte Kontaktlisten aus Excel lassen sich anschließend wieder in Outlook einlesen.
Von CSV zu Excel: So bereiten Sie die Datei richtig auf
- Öffnen Sie die zuvor exportierte CSV-Datei direkt in Excel per Doppelklick, oder über Excel > Datei > Öffnen.
- Excel erkennt die Spalten meist automatisch. Ist das nicht der Fall, nutzen Sie Daten > Text in Spalten, um die Trennzeichen korrekt zuzuordnen.
- Spaltenüberschriften wie „Vorname“, „Nachname“ oder „E-Mail-Adresse“ prüfen und bei Bedarf anpassen.
- Wählen Sie über Datei > Speichern unter das Format „Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx)”, um die Datei dauerhaft als echtes Excel-Dokument zu speichern statt als reine CSV-Datei.
Manueller Weg: Outlook-Kontakte in Excel exportieren
Da Microsoft Outlook Kontakte nicht direkt im Excel-Format exportieren kann, erfolgt der Export zunächst als CSV-Datei. Anschließend lässt sich diese in Microsoft Excel öffnen und speichern.
Schritte:
- Starten Sie eine Outlook-Anwendung.
- Gehen Sie auf Datei>Öffnen & Exportieren und Importieren/Exportieren.
- Wählen Sie „In Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie „Durch Trennzeichen getrennte Werte“ und klicken Sie auf „Weiter“.
- Wählen Sie den Outlook-Kontakte-Ordner, den Sie exportieren möchten.
- Wählen Sie Speicherort und Dateiname der CSV-Datei.
- Klicken Sie auf „Fertig stellen“.
Nachteile der manuellen Methode
- Der Vorgang besteht aus zwei separaten Schritten (CSV-Export und Excel-Konvertierung).
- Formatierungsfehler oder falsch dargestellte Sonderzeichen können auftreten.
- Bei großen Kontaktlisten ist die Methode zeitaufwendig.
Die zuverlässigste Lösung: Direkt formatiert exportieren
Möchten Sie den Umweg über die manuelle CSV-Aufbereitung vermeiden, exportiert der BitRecover PST Konverter Assistent Ihre Kontakte direkt in einem für Excel optimierten Format. Im Folgenden sprechen wir der Einfachheit halber nur noch von “der Software”.
Fazit
Da Outlook-Kontakte immer zunächst als CSV exportiert werden, führt der Weg, um Outlook-Kontakte in Excel exportieren zu können, über eine kurze Nachbearbeitung in Excel selbst. Wer regelmäßig Outlook-Kontakte in Excel exportieren möchte, spart sich mit der professionellen Software diesen Zwischenschritt und erhält eine direkt formatierte, automatisierte Lösung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
F1: Kann Outlook Kontakte direkt als Excel-Datei exportieren?
Nein, der native Assistent erzeugt immer CSV. Die Umwandlung in eine echte .xlsx-Datei erfolgt erst beim Speichern in Excel selbst.
F2: Warum werden meine Spalten in Excel nicht richtig angezeigt?
Meist liegt es an einem falsch erkannten Trennzeichen – nutzen Sie in diesem Fall Daten > Text in Spalten.
F3: Kann ich die bearbeitete Excel-Liste wieder in Outlook importieren?
Ja, speichern Sie die Datei zuvor wieder als CSV und folgen Sie dann unserer Anleitung Outlook Kontakte importieren.
F4: Bleiben Fotos beim Export nach Excel erhalten?
Nein, weder CSV noch Excel unterstützen Kontaktfotos – dafür eignet sich das vCard-Format besser.
F5: Was, wenn ich meine Kontakte auf einen anderen Computer mitnehmen möchte?
Eine passende Anleitung dazu finden Sie unter Outlook Kontakte auf anderen PC übertragen.