E-Mails auf PC speichern: Die vollständige Anleitung 2026
Faktengeprüft und gemäß unserer Redaktionelle Richtlinie überprüft
Einleitung: Möchten Sie E-Mails auf PC speichern oder E-Mails speichern auf PC, um wichtige langfristig dauerhaft zu sichern? Keine Sorge! In diesem Blog zeigen wir Ihnen alle möglichen Methoden, E-Mails auf dem Computer speichern zu können – vom manuellen Weg für einzelne Nachrichten bis zu dem automatisierten Ansatz für gesamte Postfächer.
E-Mails sind seit Jahren wichtige Nachrichtenkommunikationsmittel geworden – sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke. Deswegen entschieden viele Nutzer, ihre E-Mails dauerhaft zu speichern, statt sie nur im Posteingang beizubehalten.
Was bedeutet „E-Mails speichern auf PC“?
E-Mails auf PC speichern bedeutet, Nachrichten dauerhaft auf dem eigenen Computer, einer externen Festplatte oder in einem lokalen Ordner abzulegen – losgelöst vom Postfach des E-Mail-Anbieters. Damit bleiben wichtige Nachrichten auch dann erhalten, wenn sie später im Online-Postfach gelöscht werden, das Konto gesperrt wird oder der Anbieter selbst Probleme hat. Wer E-Mails lokal speichern möchte, hat außerdem jederzeit offline Zugriff auf seine Nachrichten – ganz ohne Internetverbindung.
Warum sollten Sie E-Mails auf PC speichern?
Es gibt verschiedene Ursachen, warum viele Nutzer ihre E-Mails auf Computer speichern möchten:
- Datenverlust verhindern: Wenn ein Cloud-Konto gesperrt oder gehackt ist, sind lokal gesicherte E-Mails weiterhin verfügbar.
- Versehentliches Löschen: Wenn eine wichtige E-Mail-Nachricht aus dem Postfach oder dem Papierkorb gelöscht wird, ist eine frühe lokale Kopie notwendig. In diesem Fall ist die Wiederherstellung von gelöschten E-Mails.
- Datensicherheit: Für Unternehmen ist die gesamte Kontrolle über die eigene Kommunikation wichtig – daher bevorzugen viele Firmen, ihre E-Mails auf der Festplatte oder lokal zu speichern.
- Schutz vor Cyberangriffen: Eine Lokalkopie schützt alle Nutzer von dem vollständigen Verlust der Kommunikation.
- Rechtliche Compliance: Für rechtliche Nachweise, ist es wichtig, dass E-Mails teilweise im Original vorgelegt werden können.
DSGVO und GoBD: Was müssen Unternehmen bei E-Mails beachten?
Für Unternehmen in Deutschland spielen DSGVO (GDPR) oder GoBD eine wichtige Rolle, wenn Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten erledigen. Das DSGVO fokussiert auf persönlichen Datenschutz, während die GoBD-Anforderungen an die ordnungsmäßige Aufbewahrung steuerlich und professionell relevanter Unterlagen stellen.
- 6 Jahre Aufbewahrung: Bestimmte Geschäftsunterlagen und Handels- bzw. Geschäftsbriefe können einer sechsjährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen.
- 10 Jahre Aufbewahrung: Buchungsbelege sowie bestimmte weitere steuerlich relevante Unterlagen können zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Dort können beispielsweise E-Mails mit Rechnungen oder weitere buchungsrelevante Informationen gehören.
Automatische Lösung: Gesamtes Postfach gleichzeitig sichern (für große Datenmengen)
Wenn Sie nicht nur einzelne Nachrichten, sondern auch ein vollständiges Postfach sichern möchten, ist eine spezialisierte Lösung wie BitRecover E-Mail-Backup-Software deutlich zuverlässigerer Assistent. Die Software wurde speziell dafür entwickelt, E-Mails lokal in großem Umfang speichern zu ermöglichen – ganz ohne technische Kenntnisse. Die professionelle Lösung eignet sich, wenn Sie eine dauerhafte und automatische Sicherung für weitere Anbieter wie GMX, Gmail, WEB.DE, Thunderbird und viele weitere möchten. Das Tool bietet ihnen kostenlose Demoversion an, mit Sie 25 E-Mail-Elemente pro Ordner herunterladen.
Mit dem Tool lassen sich E-Mails aus über 90 Cloud- und Desktop-Diensten in gängige Formate wie E-Mails als PDF, PST, MBOX und EML exportieren – ideal, wenn Sie E-Mails lokal speichern und langfristig auf dem Computer archivieren möchten.
Diese Softwarelösung ist besonders geeignet, wenn Sie:
- Alle E-Mails auf einmal auf PC speichern möchten,
- E-Mails lokal speichern und dabei die Ordnerstruktur erhalten wollen,
- Regelmäßig E-Mails auf Computer speichern möchten, ohne jede Nachricht einzeln zu exportieren,
- E-Mails dauerhaft auf dem Desktop verfügbar haben möchten.
Vorteile und Funktionen des automatischen Tools
- Unterstützt über 90 E-Mail-Dienste, darunter Gmail, Outlook, GMX, WEB.DE und Office 365
- Batch-Modus: Verschiedene Konten gleichzeitig sichern
- Ordnerhierarchie und Metadaten bleiben vollständig erhalten
- Erweitere Filteroptionen nach Datum, Absender oder Betreff
- Inkrementelles Backup: Nur neue oder aktualisierte E-Mails gespeichert – das spart Speicherplatz und Zeit
- Zeitplaner-Funktion (Scheduler): Automatische Sicherung täglich, wöchentlich oder monatlich
Manuelle Methoden: E-Mails auf PC Speichern nach Anbieter
Wir zeigen viele Möglichkeiten (manuelle und professionelle Lösungen), um E-Mails lokal zu speichern. Wir haben unten eine Schritt-für-Schritt Anleitung beschrieben, wenn Sie einzelne E-Mails speichern:
- Als PDF: Öffnen Sie die gewünschte E-Mail und wählen Sie über die Druckfunktion „Als PDF speichern“.
- Als EML oder MSG: Wenden Sie die Funktion „Speichern unter“ oder „Nachricht speichern“ an, je nachdem, ob Ihr E-Mail-Programm diese unterstützt.
- Vorteil: Dieser Weg ist eine praktische Lösung für einzelne Rechnungen, Verträge oder andere wichtige Nachrichten.
- Nachteil: Sehr zeitaufwendig und langsam bei einer größeren Anzahl von E-Mails.
1. Outlook-E-Mails exportieren
Outlook (klassisch):
- Öffnen Sie Outlook (klassische Version).
- Wählen Sie die gewünschte Mail aus.
- Gehen Sie unter Datei > Speichern unter.
- Legen Sie einen Speicherort fest.
Für neues Outlook:
- Wählen Sie E-Mail, die Sie speichern möchten.
- Navigieren Sie drei Punkten und gehen Sie zu „Speichern unter“ > „Als EML speichern“ oder „Als MSG speichern“.
Diese Methode eignet sich gut, wenn Sie gezielt einzelne Outlook-E-Mails auf PC speichern möchten.
2. Gmail: Sie können Ihre E-Mails als PDF über die Option „Drucken“ oder als MBOX über Google Takeout speichern.
3. GMX und WEB.DE: Öffnen Sie das Postfach bei GMX oder WEB.DE, wählen Sie die gewünschten E-Mail-Nachrichten aus und speichern Sie dann als EML oder PDF auf ihrem Computer.
4. Thunderbird: Sie erlaubt ihnen, ihre kompletten Ordner direkt über Add-ons wie ImportExportTools NG auf ihrem PC zu speichern.
5. T-Online und Freenet: Auch bei diesen lassen sich einzelne E-Mails über Webmail per Druckfunktion als PDF speichern.
Nachteile der manuellen Methoden
- Zeitaufwendig bei mehreren Mails
- Kein Massenexport unterstützt
- Fehleranfällig bei großen Datenmengen
- Keine Filteroptionen für Selektive Sicherung
Manuelle Methoden eignen sich gut, wenn Sie nur wenige E-Mails sichern möchten. Für den Fall, dass Sie E-Mails speichern auf PC in größerem Umfang benötigen, ist eine professionelle Lösung die deutlich zuverlässigere Wahl.
Manuell vs. professionell – Vergleich
| Funktionen | Manuelle | Professionelle Lösung |
| Stapel-Export | Nein | Ja |
| Unterstützte E-Mail-Dienste | Meist nur 1 | 90+ |
| Automatisierung (Zeitplaner-Scheduler) | Nein | Ja |
| Exportformate | Begrenzt | 30+ |
| Technische Kenntnisse nötig | Ja | Nein |
| Kostenlos testen | – | 25 E-Mails pro Ordner |
Support-Hilfe – FAQ-Bereich
F1: Wie kann ich E-Mails auf PC speichern?
Es gibt zwei Wege: Für wenige Nachrichten reicht die manuelle Methode über die jeweilige Exportfunktion des E-Mail-Anbieters. Für E-Mails auf PC speichern bei mehreren Postfächern ohne Datenverlust, ist eine automatisierte Software wie die BitRecover E-Mail-Software bessere Wahl.
F2: Bleibt meine Ordnerstruktur beim Speichern erhalten?
Ja. Mit dem automatischen Tool bleiben alle Ordner – etwa Posteingang, Gesendete Objekte und Entwürfe – vollständig erhalten.
F3: Wie speichere ich eine einzelne E-Mail auf dem Desktop?
Öffnen Sie die gewünschte E-Mail-Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm und nutzen Sie die Funktion „Speichern unter“ bzw. die Druckfunktion, um sie als EML-, MSG- oder PDF-Datei auf dem Desktop abzulegen.
F4: Was ist der Unterschied zwischen E-Mails sichern und E-Mails archivieren?
Beim Sichern geht es in erster Linie um den Schutz vor Datenverlust. Eine Archivierung erfüllt darüber hinaus rechtliche Anforderungen, etwa an Unveränderbarkeit und Aufbewahrungsfristen, und richtet sich vor allem an geschäftliche Nutzer.
F5: Funktioniert die automatische Lösung auch mit Gmail, GMX und Outlook gleichzeitig?
Ja, auf jeden Fall! Die professionelle Lösung unterstützt über 90 E-Mail-Dienste und kann mehrere Konten im Batch-Modus gleichzeitig sichern.
Fazit
E-Mails speichern auf PC oder E-Mails speichern auf PC ist eine der einfachsten Möglichkeiten, wichtige Nachrichten dauerhaft zu schützen und jederzeit verfügbar zu halten. Für einzelne Nachrichten genügt meist eine manuelle Methode; wer allerdings regelmäßig oder in größeren Datenmengen E-Mails lokal speichern möchte, fährt mit einer automatisierten Lösung deutlich sicherer und schneller. Wenn Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie unser Support-Team.
ÜBER DEN AUTOR
Technischer Content-Writer bei BitRecover · 321 Artikel
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