Von Gmail auf Outlook wechseln – (inkl. Kontakte & Kalender)

Wie kann ich von Gmail auf Outlook umsteigen?

Schritt 1: Arbeitsschritte zu „Gmail auf Outlook umsteigen“

Installieren Sie das Dienstprogramm, um E-Mails aus dem Gmail-Konto in Microsoft Outlook zu übertragen. Befolgen Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Gmail-E-Mails in eine PST-Datei zu exportieren.

1. Melden Sie sich mit Ihren Gmail-Login-Daten in der Software an.
   
2. Wählen Sie die Ordner, die Sie übertragen möchten.
   
3. Wählen Sie PST-Datei als Zielformat aus.
   
4. Wählen Sie „Erweiterte Filteroptionen (Datum, An, von, Betreff)“, wenn Sie mehrere Dateien unterschiedlich speichern möchten.
5. Wählen Sie den Zielpfad, in dem die exportierten Dateien gespeichert werden sollen.
6. Starten Sie schließlich den sicheren Exportprozess, um Gmail-Daten auf Outlook zu migrieren.

Damit können Sie Ihre Gmail-Daten vollständig exportieren und anschließend in Outlook importieren.

Schritt 2: Exportierte PST-Datei in Outlook importieren

1. Gehen Sie zu Datei> Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren.
   
   
2. Wählen Sie „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
   
3. Wählen Sie „Outlook-Datendatei (.pst)“.
   
4. Suchen Sie die exportierte PST-Datei, die Sie importieren möchten.
   
5. Wählen Sie den Zielordner in Ihrem Outlook-Konto aus.
6. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Importprozess zu starten.
   

Damit können Sie ganz einfach von Gmail zu Outlook wechseln oder Gmail auf Outlook umleiten, wenn nötig.

Gmail in Outlook einrichten: Manuelle Methoden

Es gibt zwei Ansätze: eine manuelle und eine professionelle Lösung, um Gmail mit Outlook verknüpfen zu können. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Methode 2: Gmail in Outlook einrichten (mit IMAP)

1. Wählen Sie in Gmail unter „Einstellungen“ > „Weiterleitung und POP/IMAP“ die Option und aktivieren Sie die IMAP-Option.
2. Öffnen Sie Outlook (2024, 2021, 2019 oder 2016) und gehen Sie über Datei > Konto hinzufügen.
3. Geben Sie Ihre Gmail-Adresse ein. Weil Google seit März 2025 keine einfachen Passwörter mehr für Drittanbieter-Apps wie Outlook zulässt, erfodert Sie der beiden folgenden Anmeldemethoden:
   • Google-OAuth-Authentifizierung: Ein Pop-up-Fenster öffnet sich und fragt nach Ihrem Gmail-Passwort sowie der Berechtigung für den Ordnerzugriff.
   • App-Passwort: Aktivieren Sie die 2-Faktor-Authentifizierung und erstellen Sie unter „Google-Konto“ > Sicherheit > App-Passwörter einen 16-stelligen Code, den Sie anstelle des normalen Passworts eingeben.
4. Im Browser-Fenster werden Sie gefragt, ob Outlook E-Mails aus Gmail dauerhaft lesen, verfassen, senden und löschen darf. Diese Berechtigung ist notwendig, sodass Outlook Ihr Gmail-Konto synchronisieren kann.
5. Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um den Vorgang abzuschließen.
6. So können Sie Ihre Gmail in Outlook einrichten.

Hinweis zur Geschwindigkeit: Bei Postfächern ab 10 GB sowie je nach Internetgeschwindigkeit kann die erste Synchronisierung mehrere Stunden bis Tage dauern.

Häufigeren Sync-Fehler beheben: Zeigt Outlook den Fehler 0x800CCC0E oder synchronisiert gar nicht mehr, helfen fehlerhafte gespeicherte Zugangsdaten oft nicht weiter. Gehen Sie stattdessen so vor:

1. Schließen Sie Outlook und öffnen Sie die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung.
2. Unter „Allgemeine Anmeldeinformationen“ alle Einträge mit Bezug zu Google oder Ihrem Outlook-Profil entfernen.
3. Rufen Sie auf der Google-Sicherheitsseite unter „Ihre Verbindungen“ > „Drittanbieter-Apps“ den Zugriff für Microsoft-Produkte wider.
4. Starten Sie Outlook neu und melden Sie sich erneut bei Gmail an.

Kommt beim Anmelden weiterhin ständig eine Passwort-Aufforderung, obwohl die Zugangsdaten korrekt sind, hilft Gmail fragt immer nach Passwort bei der weiteren Fehlerbehebung.

Methode 3: Gmail-Weiterleitung zu Outlook einrichten

Möchten Sie nur künftige E-Mails in Outlook empfangen, ohne alte Nachrichten zu migrieren, reicht eine einfache Weiterleitung:

1. Gehen Sie unter „Einstellungen“ > „Alle Einstellungen ansehen“.
2. Wechseln Sie zum Tab „Weiterleitung und POP/IMAP“ und klicken Sie auf „Weiterleitungsadresse hinzufügen“.
3. Geben Sie dort Ihre Outlook-E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie.
4. Gehen Sie zurück zu „Weiterleitung und POP/IMAP“, wählen Sie „Kopie eingehender Nachrichten weiterleiten“ aus und speichern.
5. Dies ist ein weiterer Weg, um Gmail in Outlook einzurichten oder Gmail zu Outlook hinzuzufügen.

Hinweise: Die Wege überträgt keine alten Gmail-Mails – sie leitet ausschließlich neu eingehende Nachrichten weiter. Praktisch, wenn Sie ab sofort in Outlook arbeiten möchten, ohne Ihr Gmail-Archiv migrieren zu müssen.

Methode 4: Gmail zu Outlook über Google Takeout (kostenlos)

1. Öffnen Sie Google Takeout und wählen Sie Mail aus.
2. Laden Sie danach Gmail-E-Mails als MBOX-Datei herunter.

Kostenlose Variante mit Thunderbird: Statt eine kostenpflichtige Software zu nutzen, können Sie die exportierte MBOX-Datei auch mit dem kostenlosen Mozilla Thunderbird importieren:

1. Laden Sie Thunderbird herunter und installieren Sie es.
2. Fügen Sie Ihr Outlook-Konto per IMAP zu Thunderbird hinzu.
3. Installieren Sie das Add-on “ImportExportTools NG” und wählen Sie unter „Lokale Ordner“ die Import-Funktion des Add-ons.
4. Wählen Sie die MBOX-Datei aus Google Takeout aus.
5. Markieren Sie die importierten Gmail-E-Mails und verschieben Sie sie in den Outlook-Posteingang.

Eine ausführliche Anleitung zum Export aus Google Takeout finden Sie unter MBOX aus Gmail exportieren, zum Import in Thunderbird unter MBOX in Thunderbird importieren.

Einschränkungen: Gelesen/Ungelesen-Status bleibt nicht erhalten, die ursprüngliche Ordnerstruktur wird nicht übernommen, und Zeitstempel können beim manuellen Drag-and-drop ungenau werden.

Methode 5: Kontakte und Kalender manuell übertragen

IMAP und Google Takeout übertragen ausschließlich E-Mails – Kontakte und Kalender müssen separat migriert werden:

Kontakte übertragen:

1. Wählen Sie in Gmail unter „Kontakte“ > „Exportieren“ > „Format“ > „Outlook-CSV“.
2. Wählen Sie in Outlook über „Datei“ > „Öffnen und Exportieren“ > „Importieren/Exportieren“ die Option “Aus anderem Programm oder Datei importieren” für “Kommagetrennte Werte” und importieren Sie die heruntergeladene CSV-Datei.

Tipp: Bereinigen Sie die CSV-Datei vor dem Import, um doppelte oder falsch zugeordnete Adressfelder in Outlook zu vermeiden.

Kalender übertragen:

1. Wählen Sie in den Google-Kalender-Einstellungen „Kalender exportieren“ aus.
2. Die heruntergeladene ZIP-Datei entpacken – sie enthält .ics-Dateien.
3. Öffnen Sie in Outlook über Datei > Öffnen und Exportieren > Importieren/Exportieren > iCalendar- oder vCalendar-Datei, die entpackte .ics-Datei importieren.

Hinweis: Prüfen Sie nach dem Import manuell, ob wiederkehrende Termine und Erinnerungen korrekt übernommen wurden.